Afgelopen 11 december hebben we met een aantal organisaties bij elkaar gezetten om na te denken over het gebruik van jaarplannen in teams. Bij deze bijeenkomst verdiepte we ons in wat voor teams relevant is. We keken naar wat we nodig hebben om op teamniveau prettig te sturen.
Uit deze bijeenkomst zijn vier belangrijke tips naar voren gekomen. De vier tips voor het gebruik van jaarplannen op teamniveau kan je hieronder lezen.
1. Combineer de bottom-up en top-down benadering
Succesbepalende factoren, prestatie indicatoren en acties zijn door te zetten naar afdelingen en teams. Hoe meer je doorzet naar de afdelingen en teams hoe minder ze zelf kunnen beslissen en doen. Hierdoor verliezen de teams eigenaarschap en drijfveren om de doelen te bereiken. Om het beste uit je team te halen en ieder team dezelfde richting op te sturen, is het handig van bovenaf de succesbepalende factoren op te stellen. Deze succesbepalende factoren zet je door naar alle afdelingen en teams.
Vervolgens geef je elk team en elke afdeling de mogelijkheid om zelf na te denken over prestatie indicatoren en bijbehorende acties. Door de teams zowel over acties als prestatie indicatoren na te laten denken ontstaan betere acties en vergroot je de kans op het behalen van de organisatie doelen.
2. Voorkom managementtaal
Veel managers en leidingsgevers gebruiken managementtaal. Dit zijn soms nogal vage worden en zijn niet concreet. Om precies te begrijpen wat de manager bedoelt, moeten medewerkers de termen begrijpen en in vele gevallen zijn ze vervolgens weinigzeggend. Daarnaast wordt managementtaal vaak gebruikt bij verantwoordingen, resultaten en veranderingen in de organisatie. Hierdoor brengt managementtaal weerstand op in de organisatie. Bij het opstellen en bespreken van jaarplannen is het dan ook van belang om managementtaal te voorkomen. In de tabel zien je vaak gebruikte zinnen bij het opstellen of bespreken van een jaarplan en de vertaling in het Nederlands.
| Managementtaal | Nederlands |
|---|---|
| Wat zijn de gewenste resultaten? | Wat wil je bereiken? |
| Welke acties ga je ondernemen? | Wat wil je ervoor doen? |
| Welke middelen moet je ervoor vrijmaken? | Wat heb je ervoor nodig? |
| Hoe heb je het issue verholpen? | Hoe heb je het probleem opgelost? |
| Welke best practices willen we delen? | Welke successen willen we delen? |
| Welk oordeel geven we hieraan? | Wat vinden we hiervan? |
3. Gebruik kwalitatieve verantwoording en waardering
Bij de resultaten zijn we gericht op harde cijfers, bijvoorbeeld aantallen en percentages. Het zijn geen woorden gericht op de mensen, waarderingen en gevoelens. Teams zijn dit wel de zaken die hun prestaties meten!
Het gebruik van zakelijke resultaten vergroot de kloof tussen management en de teams. In een team jaarplan wil je deze kloof niet, je wilt dat hun jaarplan voelt als onderdeel van het team. Om hiervoor te zorgen, wil je in team jaarplannen waardering en kwalitatieve verantwoording kwijt kunnen. Geef teams de mogelijkheid om ook verhalen te schrijven, foto’s toe te sturen, waardering te geven en reacties te geven via symbolen of emoticons. Dit geeft ze de mogelijkheid om hun gevoelens aan de cijfers te hangen.
Daarbij moet je je misschien niet te blind staren op de meetbaarheid van de resultaten. Een van de organisaties gaf daarbij zelfs aan dat ze de teams helemaal geen harde cijfers laten geven. De manager van het team is in die organisatie verantwoordelijk voor het meetbaar maken van de prestatie indicatoren. Of dit ook aan jouw organisatie weggelegd is, hangt natuurlijk helemaal van je organisatie en teams af. Maar gebruik dit als idee om eens op een andere manier te kijken naar hoe je jouw teams de jaarplannen laat meten gedurende het jaar.
4. Maak dwarsverbanden duidelijk
Bij het maken van jaarplannen stelt ieder team zich de vraag ‘Wat hebben we hiervoor nodig?’. Er komen dan materialen, geld of uren langs. Daarnaast is het van belang om de vraag te stellen ‘Wie hebben we hiervoor nodig?’ Voor het afronden van bepaalde taken of acties ben je nou eenmaal geregeld afhankelijk van een ander team. Het is belangrijk om deze dwarsverbanden duidelijk te maken, zodat elk team weet op wie ze wachten en wie er op hun wacht. Een bijkomende voordeel is de connectie onderling. Het herinnert de teams er namelijk aan, dat ze elkaar nodig hebben om hun doelen te bereiken en geeft daarmee meer het gevoel van samenhang binnen de organisatie.
