Als we het over doelstellingen hebben wordt er vaak direct gesproken over SMART doelstellingen. Alle doelstellingen zouden meetbaar moeten zijn, zodat we weten of we de doelstelling hebben behaald en hierop kunt monitoren. Maar is dat eigenlijk wel altijd mogelijk? Niet alle doelstellingen zijn echt goed meetbaar. Deze niet-meetbare (of niet goed meetbare) doelstellingen zijn te kwalitatieve doelstellingen.
Waarom kwalitatieve doelstellingen?
Cijfers zeggen niet altijd alles. Kwalitatieve doelstellingen helpen vaak om eenvoudig te sturen: gaan de cijfers de verkeerde kant op? Dan ondernemen we actie! Maar er zit ook altijd een verhaal achter de cijfers. Dit verhaal wordt vaak vergeten.
Kwantitatieve doelstellingen vertellen vaak niet het hele verhaal.
Het is dan ook echt niet erg om kwalitatieve doelstellingen op te nemen in jouw plannen. Sterker nog, een goede balans tussen kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen maakt jouw plan een stuk sterker, omdat het een duidelijker verhaal vertelt.
Het risico van alleen maar meetbare resultaten is dat je dingen over het hoofd ziet. Dat zaken platgeslagen worden waardoor we het in de bestuurskamer alleen nog maar over abstracte cijfers hebben. Cijfers en kwantitatieve doelstellingen zijn vaak erg nuttig, maar zijn nog altijd een middel en het moet geen doel opzich zijn om alle doelstellingen meetbaar te formuleren.
Meetbare resultaten zorgen er vaak ook voor dat het resultaat platgeslagen wordt, of dat er maar naar 1 factor gekeken wordt. Kijk maar eens naar het verschil tussen onderstaande doelstellingen. Welke vertellen een duidelijker verhaal?
Kwantitatief
- % Ziekteverzuim onder de 4%
- 10kg afvallen
- 1.000.000 euro omzet
Kwalitatief
- Gezonde en gemotiveerde medewerkers
- Ik voel me lekker fit
- Alle klanten zijn 100% tevreden
Vertelt ‘% ziekteverzuim’ het hele verhaal?
Stel: we hebben als doelstelling ‘Minder dan 4% ziekteverzuim’. Ziekteverzuim is erg makkelijk te meten, omdat we in registratiesystemen percentages van het aantal uren ziekteverzuim gemakkelijk uit kunnen rekenen. Maar wat is het verhaal achter dit percentage?
Het percentage zegt iets over het aantal uren dat niet gemaakt wordt door medewerkers omdat zij ziek zijn. Maar het zegt niets over hoe de medewerkers zich daadwerkelijk voelen. Misschien maken medewerkers wel zoveel overuren dat zij zich ‘op’ voelen en tegen een burn-out aanzitten. Misschien durven zij zich niet echt ziek te melden vanwege de organisatiecultuur. Misschien heb je wel te maken met een pandemie waardoor het ziekteverzuim ineens te pan uit rijst.
Wij adviseren om te starten met alleen maar kwalitatieve doelstellingen en deze verder uit te werken in het plan
Misschien is een mooiere doelstelling wel: Al onze medewerkers voelen zich gezond, of: Onze medewerkers ervaren geen werkdruk, of: Onze medewerkers voelen zich energiek en gemotiveerd om voor de organisatie te werken. Deze doelstellingen zijn echter al direct een stuk minder meetbaar: ze worden kwalitatief.
Toch willen we wel kunnen sturen op deze doelstelling. Doelstellingen zonder dat je actie onderneemt om de doelstelling te halen zijn eigenlijk compleet nutteloos. Dus hoe weten we hoe het met deze doelstelling staat? En of we extra actie moeten ondernemen of niet?
Sturen op kwalitatieve doelstellingen
Maar, het is natuurlijk niet alleen maar koek en ei. Kwalitatieve doelstellingen kosten vaak meer tijd om goed te monitoren. En juist dat monitoren is cruciaal als je de doelstellingen wilt behalen.
Als je met doelstellingen werkt is het wél altijd van belang dat je kunt bepalen of je je doelstelling wel dan wel niet hebt gehaald. Dit is met kwalitatieve doelstellingen vaak lastiger dan met beter meetbare doelstellingen. Dus hoe doe je dat?
Een goede manier om kwalitatieve doelstellingen te monitoren is om deze regelmatig te evalueren. Doe dit in ieder geval maandelijks, of misschien wel wekelijks. Door er regelmatig naar te kijken kun je je nog een beeld vormen van de vorige keer dat de doelstelling evalueerde, en heb je beter zicht op de progressie. Als je elk half jaar naar de doelstelling kijkt is het erg lastig om je nog te herrinneren hoe deze doelstelling er een half jaar geleden voor stond.
Hoe je evalueert kan per doelstelling anders zijn, maar zorg ervoor dat je een eenduidige en duidelijk manier hebt om te evalueren. Dit kan een kort agendapunt zijn tijdens een evalutatiebijeenkomst, of een vragenlijst die je uitzet naar alle teamleden. Een andere manier is om te werken met ‘verhalen’ die indicaties geven en op basis hiervan een waardering te geven. In A3 online noemen wij dat ‘waarderingsindicatoren’.
Combineer kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen
Het mooiste is om kwalitatieve doelstellingen te combineren met kwantitatieve doelstellingen. Sterker nog, ons advies is om te starten met alleen maar kwalitatieve doelstellingen en deze verder uit te werken. Door te starten met doelstellingen waar niet zoveel ‘SMART-eisen’ aan zitten, is het makkelijker om een doelstelling te formuleren die echt past bij jouw organisatie, afdeling of team.
Kunst is vervolgens wel om deze kwalitatieve doelstelling iets verder uit te pluizen. Wat bedoel je nu echt? Zijn er zaken die we wel kunnen meten aan deze doelstelling? Wat zit hier nu echt achter?
Denk maar eens aan mensen die ineens 10kg willen afvallen. Is die 10kg echt de doelstelling?
Als de eerste stap een kwantitatieve doelstelling is, is er vaak te snel gegrepen naar specifieke cijfers omdat deze makkelijk meetbaar zijn. Denk maar eens aan mensen die ineens 10kg willen afvallen. Is die 10kg echt de doelstelling? Of is de doelstelling eigenlijk: ‘Mijzelf fitter voelen’, ‘Beter in mijn vel zitten’, of ‘Actiever met mijn kinderen kunnen spelen’. En als je kijkt naar deze onderliggende doelstelling, vertelt jouw gewicht dan het hele verhaal? Of zijn er andere indicatoren die misschien wel veel beter inzicht geven in het échte doel?
In jouw A3 jaarplan in A3 online is de basis van elk plan de missie, visie en succesbepalende factoren. Is het je al wel eens opgevallen dat deze succesbepalende factoren eigen kwalitatieve doelstellingen zijn? Ze zijn vaak niet concreet meetbaar, maar geven wel de focus aan voor volgend jaar. Vaak is het ook zo dat er nog niet echt concreet actie te ondernemen valt a.d.h.v. de succesbepalende factoren.
De kwalitatieve doelstelling verder uitpluizen
De volgende stap is dan ook om concrete resultaten te definiëren die concreter aangeven hoe het met de succesbepalende factor is gesteld.
In A3 online heb je keuze om twee verschillende typen resultaten in te voeren:
- Prestatie-indicatoren geven meetbare resultaten aan. Door deze te koppelen aan de kwalitatieve succesbepalende factor heb je zowel een kwalitatief beeld over de doelstelling die je wilt behalen, als een concreet meetbaar resultaat.
- Waarderingsindicatoren geven niet-meetbare resultaten aan. In plaats van meetwaarden te koppelen aan de waarderingsindicator, worden er ‘verhalen’ gekoppeld aan deze indicator. Hierin kunnen medewerkers aangeven welke ervaringen van belang zijn bij het evalueren van deze indicator. Vervolgens aan de afdelings- of teamleider om op basis van deze verhalen een score te geven tussen de 1 en 5 sterren: “Hoe gaat het met deze indicator?”
Door jouw succesbepalende factor met 2-3 prestatie-indicatoren of waarderingsindicatoren te monitoren krijg je veel meer grip op kwalitatieve doelstellingen.
Ook duidelijke doelstellingen in jouw jaarplan?
A3 online helpt je om betere doelstellingen te formuleren én te monitoren! Natuurlijk kun je gebruik maken van onze tool, maar we helpen je ook graag bij het verbeteren van jouw doelstellingen. Het 1e ondersteuningsgesprek is altijd gratis! Klik hier voor onze contactgegevens
