Is dit een resultaat of een actie?

Het klinkt soms zo simpel om je jaarplan in te vullen, maar in de praktijk blijkt dat toch vaak iets lastiger. Ook een vraag als: “Is dit een resultaat of een actie?” is er een die je in de theorie niet zo snel verwacht, maar tijdens het invullen van het jaarplan toch vaak omhoog komt.

Want, wat is nou eigenlijk een resultaat? En wat is nu eigenlijk een actie? Wat het verschil lastig maakt is dat het voltooien van een actie eigenlijk ook altijd een resultaat met zich meebrengt.

Voorbeeld: Beter met data omgaan

Stel: je bent een organisatie die het komend jaar van belang vind om te investeren in omgang met data als organisatie. Je hebt veel keuze in hoe je vervolgens dit op je A3’tje zet, maar als voorbeeld zou een ‘SBF driehoek’ van dit A3’tje er zo uit kunnen zien.

• SBF: “Investeren in data-bedrevenheid van de organisatie”
  • Resultaat: “Er is een plan voor ontwikkeling data warehouse”
    • Actie: “Plan maken voor ontwikkeling data warehouse”
  • Resultaat: “Medewerkers hebben een training gevolgd voor het gebruik van data”
    • Actie: “Trainingen plannen voor medewerkers”

Wat valt jou op als je zo naar deze resulaten en acties kijkt? Wat zou jij hier aan verbeteren?

Als we naar de combinatie van deze resultaten en acties kijken zien we dat de acties eigenlijk niet veel toevoegen aan het resultaat dat ook al op het A3’tje staat. Het lijkt wel alsof de acties erop gezet zijn omdat “het A3’tje nou eenmaal vraag om acties” (en waarschijnlijk is dat ook zo).

Het probleem hier is dat het resultaat eigenlijk al is geformuleerd als actie. Het is vrij logisch dat een actie met als doel een plan maken als resultaat heeft dat er een plan beschikbaar is. Je kan er voor kiezen om deze resultaten expliciet op te nemen op je jaarplan, maar dat is vaak zonde van de ruimte.

Resultaatgericht werken met prestatie-indicatoren

Het is niet voor niets dat de resultaten op het jaarplan worden geformuleerd als indicatoren. Stel dat we kijken naar het eerste resultaat: “Er is een plan voor ontwikkeling data warehouse”. Is dit een resultaat waar de organisatie écht iets aan heeft? Het is een goed idee om te starten met een plan voor het data warehouse, maar wat is het eindresultaat dat je hiermee wil bereiken? Waarom heeft de organisatie hier iets aan?

Een data warehouse is een middel om een bepaald doel te behalen. We richten dat in om beter met data om te kunnen gaan, en dat kan je organisatie helpen om bijvoorbeeld betere beslissingen te maken, of een betere kwaliteitscontrole uit te kunnen voeren, of om klanten op een directere manier te helpen. Wat het ook is, er is altijd een goede reden om het middel te gaan gebruiken.

Je hebt dan ook zelf een tal aan keuzes met een specifiekere indicator, die je beter helpt om het resultaat te formuleren. Bijvoorbeeld:

1. Score die managers geven op het gebruik van data in hun afdeling
2. Aantal beslissingen dat goed onderbouwd is met data
3. Aantal medewerkers dat enthousiast is over het gebruik van data
4. Aantal dagen gespendeerd aan het rapporteren van onze cijfers aan regionale instantie / CBS / ministerie / etc.
5. Aantal fouten dat binnen een week aan het licht kwam
6. % uren dat minder is besteed aan administratieve lasten

Zelfs een resultaat als: “Data gebruiken op de afdelingen” is ons inziens beter dan “Plan realiseren voor data warehouse” in de resulaatgebieden, omdat het aangeeft waarom je de acties onderneemt. Succesbepalende factoren zijn vaak te vaag om een concrete richting aan te geven.

Wat is het eindresultaat?

Het is van belang om jezelf continu af te vragen: wat is het eindresultaat dat we willen behalen? Willen we dat onze medewerkers beter hun taken uit kunnen voeren? Willen we dat de klanten tevredener zijn? Willen we meer omzet creëren?

Het mooie van resultaten formuleren op een meetbare manier is dat het expliciet geen acties kunnen zijn. De prestatie-indicatoren die je opzet zijn een observatie van hoe het gaat met de organisatie.

Voorbeeld: een patiënt in het ziekenhuis

Gelukkig gaat het met veel organisaties niet zo slecht dat ze in het ziekenhuis liggen, maar stel je voor dat de organisatie een patiënt is die in het ziekenhuis ligt. Hoe zorgt de dokter ervoor dat het goed gaat met de patiënt?

Er worden monitoren gebruikt om te bepalen hoe het met de patiënt gaat. Denk bijvoorbeeld aan een hartmonitor (voor de meest kritieke patiënten), een zuurstofmonitor om te bepalen hoeveel zuurstof de patiënt krijgt, of de simpele vraag: “Hoe voel je je vandaag?”. Als het over specifieke zaken gaat kan de arts vragen: “Hoe gaat het met je knie?” of “Ben je nog erg moe?”.

Ben jij tevreden als een arts als doel heeft: de operatie uitvoeren? Leuk dat de operatie is uitgevoerd, maar als jouw probleem niet is opgelost heb je er nog niets aan. Een operatie heeft ook altijd een concreet doel.

Eigenlijk zou een organisatie niet anders hoeven werken. Door op de juiste signalen te letten en deze te meten weet je hoe het met de organisatie, afdelingen en projecten gaat. Als je doelen koppelt aan deze metingen weet je het resultaat dat je wil behalen. De acties die je formuleert zijn gericht op het verbeteren van de organisatie, wat je weer kunt meten aan de hand van de signalen.

Alle acties hebben een eindresultaat

Naast dat de acties bijdragen aan een betere organisatie, heeft elke actie een eigen eindresultaat. Je kunt een plan maken, een training volgen of een proces aanpassen. Het resultaat is daarmee een plan, kennis van medewerkers, of een beter proces. In theorie kun je daarmee alle acties ook in de resultaatgebieden plaatsen, maar dit is natuulijk niet de bedoeling.

Om te weten wat een actie, en wat een resultaat is maken we gebruik van resultaatgericht denken.Resultaatgericht denken kan knap lastig zijn, zeker als dit niet vaker gebeurt binnen de organisatie en je er niet zoveel ervaring mee hebt. Om resultaatgericht te denken kun je bijvoorbeeld nadenken over de vragen:

• Op welke manier draagt dit bij aan de missie en visie van de organisatie?
• Is dit een eindresultaat waar we trots op zijn? Of een tussenstap? Een tussenstap is eerder een actie dan een resultaat

Check jezelf!

Met de kennis die je hebt opgedaan uit dit artikel, check eens je eigen jaarplan. Heb jij resultaten staan die eigenlijk acties zijn? Heb je acties staan die eigenlijk niet veel toevoegen aan het resultaat?