Rechts-onderin op je A3 jaarplan is de plek waar je je resultaten formuleert. Net zoals de rest van je A3 is het van belang ook de resultaten zo concreet en helder mogelijk te formuleren.
De manier waarop we je dat met de A3 methodiek doet, is met behulp van prestatie-indicatoren. Prestatie indicatoren geven jou inzicht in de prestaties van jouw organisatie. Maar wat is een het eigenlijk? En in welke aspecten heb je prestatie-indicatoren?
Wat is een prestatie indicator?
Een prestatie indicator is een meetwaarde die aangeeft hoe het met een prestaties van de organisatie gesteld staat. Elke prestatie-indicator zou, idealiter, in 1 oogopslag laten zien hoe het er op dat gebied van de organisatie voor staat.
Een prestatie-indicator die voor een bedrijf bijvoorbeeld belangrijk zou kunnen zijn: Euro’s omzet. Je zou kunnen zeggen: Weinig euro’s omzet -> het gaat slecht. Veel euro’s omzet -> het gaat goed.
Omzet is echter niet altijd een interessante presatie-indicator, omdat dit niet per se een doel van de organisatie hoeft te zijn. Betere voorbeelden zijn:
- Medewerkertevredenheid
- Het % klanten dat een positivie beoordeling van een 9 of hoger geeft
- Het aantal CO2 dat we uitstoten
- Het % terugkerende klanten
Van prestatie indicator naar doel
Alleen een prestatie indicator is natuurlijk nog geen doel. Een prestatie indicator wordt pas een doel op het moment dat jij een bepaalde norm aan deze PI koppelt. Je kunt bijvoorbeeld minimaal € 200.000 als norm stellen voor het aantal euro’s omzet. Of je wil dat minimaal 70% kan je klanten een 9 of hoger geeft.
Koppeling met Succesbepalende factoren
Belangrijk is dat een prestatie indicator in de A3 methodiek gekoppeld is aan een succesbepalende factor. Sterker nog, je prestatie indicatoren volgen, als het goed is, uit je succesbepalende factoren.
Hierdoor meet je of je goed op weg bent voor een specifieke succesbepalende factor. Stel dat we in ons jaarplan de succesbepalende factor ‘Goede relatie met partners’ hebben opgeschreven. De volgende stap is om dit door te vertalen in meetbare resultaten in de vorm van prestatie-indicatoren.
Een van de prestatie indicatoren die we daarop kunnen formuleren is: Percentage aan partners dat zich betrokken voelt bij jouw organisatie. Vervolgens kun je daar een norm aan koppelen: bijvoorbeeld 70%. Nu is een van de doelen in jouw jaarplan: 70% van onze partners voelt zich betrokken bij onze organisatie.
De verschillende resultaatgebieden
De A3 methodiek werkt vanuit een hoog-over beeld van jouw organisatie. Dit is ook waar vanuit de verschillende resultaatgebieden volgen. De prestaties van jouw organisatie zijn vanuit vier perspectieven te beoordelen. Stel dat we het voorbeeld: “Euro’s omzet” nemen. Dit is voor de eigenaren (Raad van Bestuur / aandeelhouders / etc.) van de organisatie een zeer interessant resultaat, maar het zal voor de medewerkers een stuk minder interessant zijn, en voor je klanten nog een stuk minder. CO2 uistoot daarintegen is een doel dat voor de maatschappij belangrijk is, maar minder voor bestuur en financierders.
Met de A3 methodiek kijk je vanuit 4 verschillende perspectieven naar de resultaten die jouw organisatie wil behalen:
- Klanten en partners
- Medewerkers
- Maatschappij
- Bestuur en financiers
Voor elk perspectief ontwikkel je voor jouw organisatie op basis van de succesbepalende factoren verschillende prestatie indicatoren. Op die manier is er vanuit alle stakeholders informatie beschikbaar over de prestatie van jouw organisatie.
Wat is een goede prestatie-indicator?
Hoe duidelijker je je doelen formuleert, hoe groter de kans is dat je daadwerkelijk weet wat je wil doen op het moment dat jij (en anderen) het jaarplan lezen. Daarom is het goed om een aantal handvatten aan te houden met het formuleren van je resultaten.
SMART is een veelgebruikte term om je doelen concreet en helder te maken. Dit biedt handvatten om je doel goed te formuleren. Als je dit goed wil toepassen, lees dan dit artikel.
Wat verder cruciaal is voor deze resultaten is dat je ze daadwerkelijk kunt meten. Voor de meetbaarheid van een prestatie indicator kan je kiezen tussen vier verschillende aspecten van meten:
- Kwaliteit (eigenschappen)
- Kwantiteit (aantal en percentage)
- Tijd (snelheid en tijdsduur)
- Inspanning (kosten en uren)
