In deze snel veranderende wereld is het van belang dat jouw organisatie zich ook snel kan aanpassen. Het is niet voor niets dat Agile razendpopulair is. Veel mensen realiseren zich niet dat je met A3 al de juiste tools in handen hebt om Agile te kunnen werken!
Bijsturen kan op verschillende niveau’s
Bijsturen kan op verschillende manieren. De kern van de A3 methodiek, is de combinatie tussen richting, te behalen resultaten en concrete acties. Bijsturen betekent dat je ofwel je richting, ofwel je doelen, ofwel je acties aanpast. Maar wanneer pas je wat aan? En hoe stuur je daadwerkelijk effectief bij?
De kern van het verhaal: De richting stuur je zo min mogelijk bij, de doelen iets meer (wanneer nodig is, maar niet meer dan dat), en de acties stel je continu bij. Acties zijn dan ook de basis voor het bijsturen van een organisatie. De prestatie-indicatoren en succesbepalende factoren helpen je om inzicht te krijgen in wat je moet bijsturen in de acties.
Niet alles verandert: blijf op koers!
Hoe duidelijker jouw eigen richting is, hoe effectiever je kunt inspelen op de veranderingen in de wereld. Als je weet waar je naartoe wil, kun je makkelijker aanpassen wanneer er veranderingen zijn die jouw richting beïnvloeden. De wereld veranderd continu, maar dit betekent niet dat je elke 2 maanden je hele plan op de schop hoeft te gooien.
Het grote verschil zit ‘m in de grote lijnen en richting, t.o.v. de concrete acties. Wanneer je A3 jaarplan (of meerjarenplan) goed is opgesteld, zijn er globale, richtinggevende Succesbepalende factoren. De veranderingen in de wereld kunnen hier invloed op hebben, maar in de praktijk is deze invloed niet erg hoog.
Als je effectief bij wilt sturen is het van belang om de globale richting die je hebt bepaald niet zomaar uit het oog te verliezen.
Bijsturen op doelen en acties
Effectief bijsturen doe je door bij te sturen op doelen of resultaten. Dit is concreet wat je wil bereiken, in lijn met de gekozen richting. Deze doelen zijn in lijn met de Succesbepalende factoren en geven aan hoe jij in de huidige wereld inspeelt om bijdrage te leveren aan de succesbepalende factoren.
Als je duidelijk hebt wat de veranderingen in de wereld, jouw directe omgeving, of zelf binnen jouw organisatie zijn, en wat de impact hiervan is op jouw doelen en acties, kun je deze doelen en acties aanpassen om beter in te spelen op deze wereld. Dit is onafhankelijk van de globale richting die je op wil. Op deze manier hou je niet alleen richting, je zorgt ook dat je effectief bijstuurt.
De exacte doelen die je formuleert kunnen veranderen in de veranderende wereld. Stel dat een belangrijk element van jouw richting is: “Gelukkige en gezonde medewerkers”. Als doel stel je hierbij, bijvoorbeeld, maximaal 5% ziekteverzuim. Gaandeweg kom je erachter dat ziekteverzuim wel binnen de perken is, maar dat medewerkers eigenlijk nog niet gelukkig zijn. Dit betekent dat de richting wel goed is, maar het doel dat gesteld is misschien niet. Je doel kun je aanpassen, naar bijvoorbeeld: “100% van de medewerkers gaat met plerzier naar zijn of haar werk”.
In de praktijk werkt het goed om een presatatie-indicator aan te passen wanneer:
- een prestatie-indicator niet het juiste meet
- een doel niet meer realistisch is
- je meer wil bereiken dan in eerste instantie vastgesteld
Acties sneller bijsturen dan doelen
Maar elke dag je doel veranderen is natuurlijk ook niet heel handig. De doelen in je organisatie heb je gesteld met een reden: je wilt deze echt bereiken. Daarom is het belangrijk om daar focus op te houden.
Als je snel bij wil sturen is het van belang om continue de acties te monitoren. Zijn de acties nog de juiste om onze doelen te bereiken?
De belangrijkste reden dat dit het beste mechanisme is om snel bij te sturen is dat de acties ook makkelijk aangepast kunnen worden in de organisatie. Een actie kan je toewijzen aan iemand, of er kan in een overleg bepaald worden dat er gewerkt moet worden aan een specifieke actie. Dit vergt geen grote veranderingen in werkwijze, waardoor dit snel op te pakken is.
In de praktijk is het goed om acties continu te evalueren, op basis van de volgende maatstaven:
- zijn de huidige acties de juiste voor het resultaat?
- is de voortgang van deze acties voldoende?
Bijsturen met het A3 gesprek
Tijdens het A3 gesprek ga je periodiek, liefst maandelijks, in gesprek over de plannen. Je checkt de huidige status van de plannen en de nieuwe ontwikkelingen in de wereld.
Door op een open, inspirerende manier het gesprek aan de gaan, evalueer je de huidige successen van de plannen en de resultaten en acties die nog aandacht behoeven. Hiermee monitor je of je nog op de juiste richting bent, of de acties en doelen nog relevant zijn en kun je deze aanpassen waar nodig.
Aan het einde van het gesprek worden afspraken gemaakt over het vervolg: Wat passen we aan in het A3’tje?
De “A3 Gesprek” rapportage A3 online kan gebruikt worden om snel inzicht te krijgen in de huidige situatie, en de acties die hier nog voor open staan. Door dit te combineren met je eigen inzicht in de wijzigingen zie je snel waar je bij kunt of moet sturen.
