Als een organisatie goed kan inspelen op een veranderende wereld, zullen de resultaten die deze organisatie boekt geweldig zijn. Steeds meer organisaties werken daarom (in meer of mindere mate) op basis van een Agile methodiek. Deze organisaties sturen bij op basis van veranderingen, in tegenstelling tot het vasthouden aan uitgebreide plannen. Hoe concreter en duidelijker de plannen van de organisatie zijn, hoe beter je ook daadwerkelijk kunt bijsturen.
De kern van Agile
Agile is ontstaan als manier om software projecten te managen. Het bleek erg lastig om aan het begin van een software project te bepalen wat het eindproduct zou moeten zijn. Door veel onzekerheden en een snel veranderende wereld veranderen ook de eisen aan het eindproduct. Als projectmanager kun je natuurlijk zeggen: “Nou, jammer dan, dit is wat we afgesproken hebben”, maar maak je daar geen vrienden mee. Door juist tijdens het project op veranderingen in te kunnen spelen, krijg je een eindresultaat waar je daadwerkelijk iets mee kan.
Een Agile proces werkt vooral goed wanneer je vooraf niet goed kunt bepalen of het beoogde eindresultaat ook daadwerkelijk het juiste is. Hoe zekerder je van het eindresultaat en hoe meer je alle “risico’s” in kaart kunt brengen, hoe beter je plannen zullen zijn en hoe minder waarde er is in bijsturen.
Vooral het in kaart kunnen brengen is in dit oogpunt cruciaal. In hoeverre heb jij inzicht in alles wat op je afkomt? Hoe zeker weet jij dat de resultaten die je wil behalen de juiste zijn? Het blijkt in de praktijk vaak lastig (of veel te tijdsintensief) om plannen perfect te maken en op alles berekenend te zijn.
Je kunt veel onzekerheden afdekken in je plan, maar dit kost vaak erg veel tijd. Als je werkt op een Agile manier omarm je deze onzekerheden juist en speel je in op de veranderingen en risico’s die ontstaan. In deze snel veranderende wereld wordt dit steeds belangrijker. Meerjarenplannen die in 2020 worden opgesteld kunnen voor het einde van het plan al gedateerd zijn.
Helemaal geen plan?
Wannneer je écht Agile werkt zijn plannen van ondergeschikte waarde. Maar we maken deze plannen natuurlijk niet zonder reden. Ze worden gemaakt om een eindresultaat te behalen en dit te kunnen communiceren met elkaar. Ze worden gemaakt om budgetten vast te kunnen stellen. Ze zijn gemaakt om een tijdspad vast te kunnen stellen.
Natuurlijk is er vaak wel een vorm van een plan. Dit kan zijn in de vorm van een lijst van acties die gedaan moeten worden (zoals een backlog in Scrumm) of een globaal stappenplan waar men zich aan vast houdt.
Managers hebben hier vaak moeite mee, omdat het een andere manire van sturen is. De nadruk ligt vaak op het niet volgen van een plan, waardoor soms ook de stip op de horizon uit het zicht verloren gaat. Voor de manager is het de kunst om het gestructureerd plannen en bijsturen op de juiste manier in balans te brengen. Wanneer houdt je koers? En wanneer stuur je bij?
A3 als basis voor je plannen
Wij zijn voorstander van zowel plannen maken, alsmede bijsturen wanneer dat nodig is (Agile). Om dit voor elkaar te krijgen moet je plan aan een aantal dingen voldoen:
- Een duidelijke visie: Wat is de stip op de horizon waar je naartoe wil? Wat is uiteindelijk de reden om het project te starten?
- Het moet concrete resultaten bevatten: Wat wil je concreet behalen?
- Acties die aangeven wat de eerste stappen zijn om de beoogde resultaten te behalen.
Cruciaal om bij te sturen is inzicht hebben in de huidige situatie. Dit inzicht gaat vaak verloren op het moment dat er lange documenten geschreven worden. Lange documenten zorgen er voor dat de informatie over wat belangrijk is over vele pagina’s verspreid is, waardoor de stip op de horizon verdwijnt en het lastig is om te bepalen op welke punten er wel en niet bijgestuurd kan worden.
Effectief de A3 plannen bijsturen
Als jouw organisatie wil kunnen bijsturen is het erg handig om te weten waarop je bij kunt sturen. De organisatie kan goed en effectief bijsturen als zij weet welke elementen van de plannen aangepast kunnen worden. Stel dat de visie elk kwartaal wordt aangepast. Dat komt een beetje neer op “als een kip zonder kop” rondrennen. Of dat de resultaten elke maand compleet veranderen. Dan bereikt de organisatie uiteindelijk vrij weinig.
Als manager of eigenaar van het jaarplan moet je dus weten waar je wel, en waar je niet op kunt bijsturen. Het A3 jaarplan kun je verdelen in 3 verschillende gebieden:
- Strategie: Missie, visie en succesbepalende factoren
- Resultaten: De 4 resultaatgebieden: Klanten en partners, Medewerkers, Maatschappij en Bestuur en Financiers
- Uitvoering: de 5 organisatiegebieden: Leiderschap, Strategie en Beleid, Management van Medewerkers, management van middelen en management van processen.
Elk van deze gebieden stuur je op een andere manier bij. Hoe abstracter het onderdeel, hoe minder snel je erop bijstuurt. De velden over de strategie geven aan wat de richting is van je organisatie. Missie en visie hoef je alleen bij te sturen als je een erg goede reden hebt. De succesbepalende factoren vertalen je visie naar de belangen van het huidige jaar. Deze zijn vaak ook nog redelijk abstract en hoef je daarmee niet altijd bij te sturen.
De concrete resultaten die je wil behalen stuur je vaker bij. Deze stuur je met name bij als blijkt dat de resultaten die je wil behalen niet relevant meer zijn, of bijvoorbeeld onhaalbaar zijn geworden.
De acties stuur je sneller bij. Deze zijn ook het makkelijkst bij te sturen.
Door je jaarplan met de A3 methodiek in te vullen heb je dus ook direct handvatten om effectief bij te kunnen sturen.
Doordat de bovenkant van het A3 altijd is gereserveerd voor de richting verlies je deze nooit uit het oog. En doordat je gestructureerd het gesprek aan gaat, vergeet je ook niet bij te sturen. Onze eigen ervaring is dat bijsturen met de A3 methodiek gemakkelijk en effectief is. Zo behoudt je niet alleen richting, maar reageer je ook op verandering.
De plannen die je gemaakt heb stuur je periodiek bij tijdens het A3 gesprek. Dit kan elk kwartaal, elke maand of zelfs elke week. Doe het zo vaak jij nodig acht om snel genoeg bij te kunnen sturen.
In de blog “Snel bijsturen met A3” hebben we uitgelegd hoe je je A3 jaarplannen kunt bijsturen, d.m.v. het A3 Gesprek. Dit is zeer relevant voor Agile werken met A3.
Werk jij al Agile? Of wil je dat graag gaan doen? Overweeg de A3 methodiek als optie!
