Om van het A3 jaarplan een levend document te maken is het A3 gesprek van groot belang. De tweede pijler van de A3 methodiek is dan ook het A3 gesprek. Tijdens het A3 gesprek ga je met elkaar in gesprek over het jaarplan. Je bespreekt de successen, de verbeterpunten en bepaalt wat je aanpast aan het plan voor de komende periode.
Doel van het A3 gesprek
Tijdens het A3 gesprek geeft je verder invulling aan resultaatgerichtheid en constructieve feedback. Het jaarplan geeft de basis aan van de stappen die de organisatie wil maken. Tijdens het gesprek kijken we dan ook terug naar de afgelopen periode en is er een evaluatie. Maar we kijken ook vooruit: wat gaan we de komende periode écht oppakken? Het A3 gesprek is dan ook een van de punten waarbij goed leiderschap van cruciaal belang is.
Hoe ziet het gesprek eruit?
Het A3 gesprek vindt plaats tussen managers van twee opeenvolgende managementlagen.
De volgende vier agendapunten staan centraal:
- Nieuwe ontwikkelingen (of nieuw beleid) met consequenties voor het A3 jaarplan
- Bereikte successen (behaalde resultaten, prestaties die uitzonderlijk goed zijn)
- Punten van zorg (niet behaalde doelstellingen of extra onderwerpen)
- Vervolgafspraken
De eigenaar van het jaarplan waar het gesprek over gaat is de voorzitter van het gesprek. Hij of zij geeft ook aan wat er besproken moet worden over het plan. De jaarplan eigenaar stuurt een voorstel voor de agenda vooraf aan de hogere leidinggevende. Zo ontstaat er een gezamenlijk beeld over de situatie en gewenste ontwikkelingen.
De rol van goed leiderschap tijdens het A3 gesprek
Wat vooral erg belangrijk is, is dat het gesprek op een waarderende, evaluerende manier wordt gehouden. Er wordt niet afgerekend op resultaten, maar op een evaluerende manier gekeken naar de prestaties en welke acties er geformuleerd moeten worden om de beoogde resultaten te behalen.
Tijdens het gesprek zijn de volgende 4 pijlers (met name voor de leidinggevende) van belang:
- Mobiliseren: Hoe zorg je dat medewerkers nieuwe plannen om zetten in actie?
- Waarderen: het erkennen en waarderen van successen
- Leren/Reflecteren: om te evalueren of de acties de juiste resulaten hebben bereikt
- Inspireren: Om samen nieuwe plannen te maken
Door als leidinggevende de juiste balans tussen mobiliseren, waarderen, leren/reflecteren en inspireren te hanteren onstaat een goed A3 gesprek.
Na het A3 gesprek
Na het gesprek is het van belang om even kort te evalueren, het gesprek vast te leggen en de vervolgstappen als acties op te stellen.
Door deze laatste stappen ook goed te doorlopen zorgen jij en je leidinggevende ervoor dat de gesprekken ook op de juiste manier geborgd zijn.
